Note này giúp BA so sánh các phương án sau khi problem và future capability đã đủ rõ. Option analysis phải bao gồm “không làm gì”, evidence, trade-off và mức confidence; weighted score không phải đáp án toán học.
Note này dùng để làm gì
Mở note khi cần recommendation ở cuối discovery. Nếu objective/current/future state còn mơ hồ, quay lại Problem Framing và Business Objectives cho BA và Current State và Future State Analysis cho BA.
1. Điều kiện bắt đầu
Cần có problem statement, objective/measure, current/future capability, scope, constraint, stakeholder/decision owner và các assumption lớn. Nếu chưa có, option analysis chỉ hợp thức hóa solution yêu thích.
2. Tạo option set thật
Luôn cân nhắc:
- Do nothing / accept risk: baseline để thấy cost of change có đáng không.
- Process/policy change: sửa handoff, role, rule, training.
- Enhance existing tool: cấu hình/workflow/report có sẵn.
- Buy/integrate: dùng product/service ngoài.
- Build: tạo capability riêng khi option khác không đáp ứng.
Option có thể kết hợp, nhưng phải nói rõ boundary và dependency.
3. Decision matrix
Running case: ShopFlow
Áp option set (§2) cho bài toán “shop cần hệ thống quản lý bán hàng + tồn kho”:
| # | Option | Mô tả | Trade-off chính |
|---|---|---|---|
| 1 | Do nothing | giữ nguyên sổ giấy + điện thoại + chat | không tốn chi phí; vẫn bán vượt stock 3 lần/tháng, mất khách |
| 2 | Process change only | chuẩn hóa quy trình kiểm kho trước khi nhận order (checklist giấy) | nhanh, không cần code; không scale được, vẫn phụ thuộc trí nhớ |
| 3 | Buy: dùng POS có sẵn | cài POS tool có sẵn (KiotViet, Sapo…) | nhanh có inventory; không customize được flow return SF-8, alert SF-9 theo đúng ý chủ shop |
| 4 | Build MVP | tự xây web với 8 luồng SF-2..SF-9 như Epic SF-1 | đúng nhu cầu; tốn thời gian dev; cần maintain |
Decision matrix ShopFlow (§3):
| Criterion | Weight | Option 1: Do nothing | Option 2: Process fix | Option 3: Buy POS | Option 4: Build MVP | |---|---|---|---:|---:|---:|---:| | Outcome fit (cover 8 flows) | 25 | 1 | 2 | 3 | 5 | | Time to value | 20 | 5 | 5 | 4 | 2 | | Cost/effort (MVP 2 sprint) | 20 | 5 | 4 | 3 | 1 | | Customizability (return rule, alert) | 15 | 1 | 1 | 2 | 5 | | Operational support (shop tự maintain) | 10 | 5 | 3 | 2 | 2 | | Learning/reversibility | 10 | 5 | 5 | 3 | 4 |
Recommendation (theo §4): Option 4 (Build MVP) vì (1) outcome fit tuyệt đối — 8 luồng thiết kế riêng cho shop nhỏ, (2) customizability cho return rule + low stock alert là khác biệt chính so với POS có sẵn, (3) trade-off lớn nhất là time to value thấp (2 sprint) — chấp nhận được vì MVP chỉ xây core flow SF-2, SF-3, SF-6 ở Sprint 1. Revisit trigger: sau Sprint 2, nếu adoption < 50% hoặc POS tool chứng minh đủ nhu cầu → xem xét pivot sang Option 3.
Business case tối thiểu cho ShopFlow MVP:
| Thành phần | ShopFlow |
|---|---|
| Problem | 3 lần/tháng order vượt stock, mỗi lần mất ~45 phút và 1 khách cancel |
| Expected benefit | giảm order vượt stock xuống 0; giảm thời gian xử lý đơn từ ~15 phút xuống < 2 phút |
| Cost | 2 sprint MVP (Sprint 1: SF-2, SF-3, SF-6; Sprint 2: phần còn lại) |
| Payback | đo adoption sau 8 tuần; nếu ≥ 50% khách quen dùng web → ROI dương |
| Risk chính | khách không quen dùng web, vẫn gọi điện → cần survey sau 2 tuần |
5. Anti-patterns
| Anti-pattern | Cách sửa |
|---|---|
| chỉ có option sponsor thích | thêm do-nothing và ít nhất một non-build option |
| score chính xác giả | ghi range, confidence và rationale |
| tiêu chí được chọn sau khi thấy option | chốt objective/criteria trước scoring |
| benefit không có baseline/owner | định nghĩa measure và realization owner |
| bỏ operational/adoption cost | thêm support, training, migration, change impact |
6. Checklist nhanh
- Problem/objective và future capability đủ rõ chưa?
- Có do-nothing, process, reuse/buy/build option chưa?
- Criteria trace về objective/constraint không?
- Score có evidence/confidence hay chỉ opinion?
- Assumption, dependency và risk có owner không?
- Recommendation có trade-off/revisit trigger không?
- Decision/version/date được lưu chưa?
References
- IIBA — BABOK Guide — solution scope/options, risk và change strategy trong Strategy Analysis.
- UK Government Green Book — nguồn chính thức về appraisal option và business case; áp dụng theo context tổ chức.